Cuando hay una Junta de Socios, lógicamente se levanta un acta relatando lo ocurrido y especialmente los acuerdos adoptados.
Ese acta debe redactarse y aprobarse. La Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece en su artículo 202 las formas de aprobación del acta, literalmente:
Artículo 202 Acta de la junta
- Todos los acuerdos sociales deberán constar en acta.
- El acta deberá ser aprobada por la propia junta al final de la reunión o, en su defecto, y dentro del plazo de quince días, por el presidente de la junta general y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría.
- Los acuerdos sociales podrán ejecutarse a partir de la fecha de la aprobación del acta en la que consten.
De acuerdo con ese artículo, al final de la junta hay que hacer una pausa, elaborar el acta, comprobar que todos los asistentes están de acuerdo en su redacción y si es así, aprobarla. El hecho de la aprobación se manifiesta con la firma de todos los asistentes en el texto del acta. Por tanto estamos ante una actuación en papel, no digital.
Sin embargo hay que tener presente que existe una práctica bastante generalizada por la cual el acta de una junta no se aprueba de la forma indicada sino que se hace por el Presidente y Secretario de la Junta en un momento posterior. También en este caso se produce la firma manuscrita en el papel que contiene el acta. Esta práctica es, por así decirlo, irregular. Cuando existe una situación conflictiva jamás se usa. O bien se aprueba y firma por todos los asistentes al término de la reunión o bien se hace por el presidente de la junta y dos socios interventores en la forma que señala el artículo transcrito.
Con esto tenemos el Acta de la Junta. Una excepción a esta forma de aprobar el acta es que haya intervenido notario en la junta, en cuyo caso el notario levantará acta y da fe de la veracidad de la misma y el acta es notarial y firmada exclusivamente por el notario.
Cosa distinta del Acta de la Junta es la transcripción de la misma al Libro de Actas. El libro está formado por una reproducción de cada una de las actas de la junta. Esa reproducción la firma sólo el Órgano de Administración.
Lo que ha variado es la forma del Libro de Actas. Cuando este Libro era en papel podía ser un libro como tal o un conjunto de hojas móviles. En ambos casos se legalizaba previamente por el Registro Mercantil. Si era un libro como tal las actas se transcribían a mano en las hojas de ese libro y cada una de ellas se firmaba por el Órgano de Administración dando fe de que era una transcripción exacta del contenido del acta aprobada por la junta. Si era un libro de hojas móviles se legalizaba previamente un número de hojas móviles las cuales podían ser introducidas en una impresora para evitar la trascripción a mano del Acta de la Junta y sustituirla por una transcripción mecánica que asimismo quedaba firmada por el Órgano de Administración.
El Libro de Actas ha pasado a ser digital, (Ver Nota 1 al pie) constituido por una reproducción de todas las actas de un ejercicio que formando un conjunto se legaliza telemáticamente en el registro mercantil.
Si todo esto se cumple, que es como debe ser, la sociedad tiene por una parte las actas de las juntas que son papeles firmados por los asistentes en señal de aprobación y un Libro de Actas legalizado por el Registro Mercantil que contiene una reproducción en PDF de todas las actas en papel de un ejercicio económico formando el Libro de Actas de dicho ejercicio.
Sigue siendo válida la posibilidad de que el Libro de Actas esté formado por las propias actas con la firma de todos los asistentes o por una reproducción de las mismas con la firma exclusivamente del Órgano de Administración. Sin embargo ahora ya no tiene sentido hacer la segunda tarea que tenía su origen en que el Libro de Actas era un libro en papel en el cual había que transcribir, lo que hacían los miembros del Órgano de Administración con su sola firma. Las de los socios quedaban en el acta en sí misma. Ahora es más sencillo formar el Libro de Actas con los PDF’s constituidos por la reproducción de las propias actas y no ninguna trascripción.
Llegamos al siguiente tema, la certificación. La certificación es un documento que expide el Órgano de Administración dejando constancia de que, según consta en el Libro de Actas de la Sociedad, la junta ha adoptado unos determinados acuerdos. La certificación se expresa en un documento en papel (por ahora) expedido bajo la responsabilidad del Órgano de Administración para ejecutar, según su misión, los acuerdos adoptados por una junta.
Por eso las notarías piden la certificación de los acuerdos adoptados y esas certificaciones se siguen escribiendo en papel. Lo que ha variado es que ahora el Libro de Actas es digital, y existe un contrasentido que todavía no está resuelto. Antes se decía “según consta en el Libro de Actas”, porque la legalización de libros siempre era anterior a la consignación de las actas en él. Ahora esa expresión no es cierta, porque el Libro de Actas está “en formación” hasta que un ejercicio social acaba y en los cuatro meses siguientes se legaliza telemáticamente en el Registro Mercantil.
El artículo 107 del Reglamento del Registro Mercantil dice que la elevación a instrumento público de los acuerdos sociales “podrá realizarse tomando como base el acta o Libro de Actas, testimonio notarial de los mismos o certificación de los acuerdos. También podrá realizarse tomando como base la copia autorizada del acta cuando los acuerdos constaren en acta notarial.”. En la mayor parte de los casos se usa la certificación, en papel, firmada por el Órgano de Administración, para reseñar exclusivamente los acuerdos que se adoptaron en una junta y que se quieren elevar a público, omitiendo si se quiere los demás. Pero también se puede otorgar una escritura llevando el acta (documento en papel con las firmas originales de los asistentes aprobando el acta y por tanto todos los Acuerdos de la Junta) o el Libro de Actas o testimonio notarial de los mismos.
Sin embargo el otorgamiento de una escritura llevando el Libro de Actas estaba pensado para cuando Libro de Actas era en soporte físico. Todavía no existe práctica de cómo hacer ahora, cuando el Libro de Actas es puramente digital.
En resumen:
Hoy en día sólo parece factible la confección y aprobación del acta de una junta en papel, salvo que se disponga de medios telemáticos seguros, como una web corporativa argon (ver Nota 2 al pie) para expresar la aprobación a través de los mismos. Con estos medios telemáticos seguros se podría cumplir el precepto de que el Acta de la Junta se aprueba al término de la misma. Se termina la Junta, se cuelga el acta y todos los socios expresan su aprobación. No es exactamente “al término de la misma…” pero no se podría atacar legalmente esta vía de aprobación.
Mientras no se cambie la forma de actuación ante los notarios, la certificación de los acuerdos seguirá siendo en papel y expedida por el órgano de administración, con independencia de que se base esa certificación en instrumentos digitales como pueden ser la aprobación del acta a través de la web corporativa argon y el Libro de Actas en formato digital legalizado de la misma forma por el Registro Mercantil.
NOTAS:
Nota 1). El artículo 18 de la Ley de Emprendedores estableció que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil. Esa norma entró en vigor el 29 de septiembre de 2013. Para su aplicación la DGRN ha dictado una Instrucción de fecha 12 de febrero de 2015 que se publicó en el Boletín Oficial del Estado el 16 de febrero.
Algunas puntualizaciones: En esta Instrucción se regula la necesidad de presentar el libro de actas telemáticamente, y garantizar la protección de la información presentada mediante un sistema de protección que certifique la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234) (Cláusula decimoséptima).
Al mismo tiempo, las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita, requieren de firma electrónica reconocida.
Si no se cumplen estos requisitos, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.
El Registrador hará mención expresa en la certificación de aprobación que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.
La Falsedad en Actas de Junta y certificados de sociedades, cometidas por particulares, constituye un delito de Falsedad en documentos mercantiles.
Nota 2). Una web corporativa argon es un instrumento seguro de gestión de relaciones intrasocietarias, utilizando medios telemáticos, que se ajusta a los requisitos legales y técnicos establecidos por la LSC, desarrollada por la empresa SAAS LEGAL que tengo el honor de presidir. (Video explicativo y contratación en https://www.areadegobierno.es).
Para su utilización es requisito previo adaptar los estatutos sociales para que contemplen el uso de una web corporativa (en el sentido legal del término) y haber publicado previamente la URL en el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Se puede descargar gratuitamente un modelo de estatutos en formato Word en la sección de descargas de la misma web.
Las Juntas de Socios y las reuniones de Consejo convocadas a través de argon pueden celebrarse presencialmente o telemáticamente, incluyendo delegaciones de voto y/o votos a distancia.